Inschrijvingsbeleid

Maart 2025

Bij inschrijven van Charm wordt er automatisch een account gemaakt in het Charm Ledensysteem (ChaLS).
Leden die al een account hebben, dienen in te loggen voordat ze inschrijven.

Wanneer is je inschrijving compleet?

Een inschrijving is pas compleet als:

• Alle verplichte vragen zijn ingevuld;
• Er is een succesvolle betaling is gedaan.

Het halverwege afbreken van zowel het invullen van de gegevens, als de betaling, zal resulteren in een onvolledige inschrijving. Deze onvolledige inschrijving wordt als ongeldig verklaard en de deelnemer is op dat moment NIET verzekerd van een plek. De deelnemer kan zich opnieuw inschrijven, of zichzelf plaatsen op de wachtlijst als het evenement vol is.
Een succesvolle inschrijving wordt per e-mail bevestigd.

LET OP! Bij inschrijving dient betaling per direct te geschieden. Het is niet mogelijk een betalingsregeling te treffen.

Hoe in te schrijven als crew, speler of npc

Diverse leden van Charm kunnen zich inschrijven op diverse rollen binnen ChaLS. Dit gaat als volgt:

• Niet-crewleden kunnen zich inschrijven als speler of NPC.
• Crewleden die op het evenement speler of NPC zijn, schrijven zich in als crew.
• Crewleden die als crew functioneren op een evenement kunnen zich inschrijven in hun respectievelijke categorie zijnde: VC, BC, Kok/keuken, of leverancier (catering of fotografie).

Wachtlijst

Charm heeft beperkt plaats voor spelers en NPC’s. Er wordt een maximum van 100 deelnemers gehanteerd. Dit is inclusief crew.
Zodra de speler- of NPC-plaatsen vol zijn, verandert de inschrijfpagina naar een wachtlijst-pagina. Men kan zich dan aanmelden voor de wachtlijst. Aanmelding voor een wachtlijst kost niets. Zodra er plek is voor de deelnemer wordt die uitgenodigd om zich definitief in te schrijven en zal er een betaling moeten plaatsvinden.
Twee weken voor aanvang van het evenement sluiten de inschrijvingen. Op het moment van sluiting wordt er in samenspraak tussen de VC en het bestuur gekeken of eventuele leden van de wachtlijst nog kunnen worden toegelaten tot het evenement.

Inschrijvingsgolven en poorttoegang

Charm maakt gebruikt van twee inschrijvingsgolven. Het bestuur bepaalt naar gelang van de tijd tussen de evenementen (en een eventuele ALV) wanneer deze inschrijvingsgolven open gaan.
De eerste inschrijvingsgolf is voor bestaande leden van Charm, die tijdens één of meerdere van de afgelopen 3 evenementen (dit is inclusief baravond) aanwezig zijn geweest. Deze leden zullen een e-mail ontvangen dat de inschrijving voor het aankomende evenement is geopend.
Nadat de periode van de eerste inschrijvingsgolf is verstreken, zal Charm nieuwe leden toelaten. Deze kunnen zich inschrijven in de tweede inschrijvingsgolf.
Twee weken voor het evenement sluit Charm de mogelijkheid tot inschrijving. Vanwege het organisatorische aspect hanteert het bestuur hier een harde grens. Elk verzoek tot inschrijving na deze deadline wordt niet gehonoreerd. Op het moment van sluiting wordt er in samenspraak tussen de VC en het bestuur gekeken of eventuele leden van de wachtlijst nog kunnen worden toegelaten tot het evenement.